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DER AGENDA-SCHMÄH

Gekonnt Gespräche führen, statt sich zum Clown machen

„Ach du meine Güte, wie konnte das Gespräch nur so außer Kontrolle geraten?“ Kennst du die Situation? Ein paar Stunden sind um, es wurde viel geredet und doch nichts konkret besprochen. Du ärgerst dich über dich selbst. Oft noch Tage später. Erspar dir den tagelangen Frust über chaotische Gespräche. Investiere stattdessen 2 Minuten in eine professionelle Vorbereitung. Wie das geht in so kurzer Zeit? Mit dem Agenda-Schmäh – nicht neu, aber immer überraschend gut!


„Sichunterhalten“ ist nicht gleich „sich unterhalten“

Wir unterhalten uns täglich. Anregende Gespräche im Plauderton und ungezwungener Gedankenaustausch fallen uns leicht. Das nennt man „Sichunterhalten“. Und ist ein angenehmer Zeitvertreib.

Sobald es aber darum geht, gewisse Dinge zur Sprache zu bringen und auf ein konkretes Gesprächsziel hinzulenken, sieht die Sache anders aus. Dem Kunden einen neuen Auftrag verkaufen? Beim Chef eine Gehaltserhöhung ansprechen? Mit dem Geschäftspartner ein kniffeliges Projekt diskutieren? Dafür braucht es ein gewisses Maß an Professionalität. Das heißt: Struktur. Und das Werkzeug dafür heißt: Agenda.

Was ist eine Agenda?

Agenda leitet sich vom lateinischen agere ab und bedeutet so viel wie „das zu Tuende“. Der Einfluss der englischen Sprache hat die Bedeutung hin zu Tagesordnung verschoben; einer Liste von Punkten, die im Gespräch durchgegangen werden sollen.

Mit Hilfe einer Agenda werden also Gespräche gesteuert. Du vergisst keine wichtigen Informationen, siehst während des Gesprächs, wo du gerade stehst und was als nächstes zu tun ist, sprich, wie du weiter agieren sollst.

Sinn und Zweck einer Agenda

Es kann manchmal schwierig sein, etwas konkret auf den Punkt zu bringen, den anderen mit einem bestimmten Thema zu konfrontieren oder seine eigene Botschaft zu vermitteln. Die Agenda ist eine sehr einfache und gleichzeitig elegante Methode, um Gespräche exakt in die gewünschte Richtung zu lenken und jederzeit den Überblick zu behalten.

Gespräche führen auf Augenhöhe

„Bitte, beginnen Sie doch einfach, Herr Maier.“ „Erzählen Sie einmal etwas über sich, Frau Wagner …“ Wer jetzt munter drauflos plappert, dem ist die Unterhaltung bereits entglitten. Er oder sie hat den Faden aus der Hand gegeben. Denn: Wer fragt, führt (das Gespräch).

JETZT wäre der richtige Zeitpunkt für eine Agenda: „Was halten Sie davon, wenn wir das Gespräch strukturiert angehen?“, fragst du beispielsweise. Und: „Ist das so in Ordnung?“, während du die Agenda überreichst.

… statt sich zum Clown machen

Hast du keine Agenda vorbereitet, ist es vergleichsweise schwieriger, Augenhöhe und Überblick zu wahren und alle deine (Stand)Punkte unterzubringen. Mit einigem Geschick gelingt es dir vielleicht. Doch je heikler die Situation oder das Thema sind, und je angespannter du selbst bist, umso schwerer wird das Unterfangen.

Sehr viel wahrscheinlicher ist, dass du dich vergeblich bemühen wirst, das Gespräch in die gewünschte Richtung umzulenken. Und dich dabei gehörig zum Clown machst.

Folgenden Nutzen hat eine Agenda:

1. Verblüffen:

Egal ob im Bewerbungs-, Kunden-, Mitarbeiter- oder Verkaufsgespräch, gestalte die Gesprächseröffnung mit der Agenda und du wirkst angenehm anders als alle anderen. Verblüffte Gesichter sind dir gewiss.

2. Imponieren:

Kaum jemand rechnet damit, dass du mit einem ausformulierten Leitfaden zum Termin erscheinst. Mit einer Agenda signalisierst du, dass du dich vorbereitet hast und wirkst enorm professionell.

3. Steuern:

Wenn dich dein Gegenüber bittet anzufangen, dann … zückst du die Agenda! Damit schlitterst du garantiert nicht in die Plauder- oder Rechtfertigungsfalle. Du bringst vielmehr den anderen ins Reden und führst gekonnt durch das Gespräch.

4. Strategisch nutzen:

Notiere dir die Aussagen deines Gesprächspartners zu den jeweiligen Fragen. Dadurch gewinnst du Zeit, um dir deine  Antworten zu überlegen und nicht vorschnell zu reagieren. Außerdem kannst du das Gesagte am Ende in eigenen Worten zusammenfassen, was ein grandioser Gesprächsabschluss ist.

Was ist der Schmäh dabei?

Im Grunde wissen wir alle, dass ein ordentliches Gespräch einer soliden Vorbereitung bedarf. Oft will es aber einfach nicht sein, wir bringen es zeitlich nicht unter. Oder gehen wir die Sache etwa verkehrt an?

Viele Menschen glauben, sie müssten sich intensiv inhaltlich mit einem bevorstehenden Termin auseinandersetzen. Die Homepage der zukünftigen Firma bis ins allerletzte Detail studieren zum Beispiel. Die Glanzpunkte im eigenen Lebenslauf auswendig lernen. Oder mutmaßliche Probleme und Gesprächshindernisse samt Lösungsansätzen vorausdenken. Kann man machen. Muss aber nicht sein.

Eine professionelle Gesprächsvorbereitung mit Agenda kostet dich kaum länger als ein paar Minuten. Die Wirkung ist dieselbe, als ob du Stunden dafür aufgewendet hättest. Das ist der Schmäh bei der Sache! Überraschend einfach. Überraschend gut.

Muster-Agenda zum Ausprobieren

Glaubst du nicht? Probiere es aus: Lade dir gleich unten die K-PUNKT Muster-Agenda herunter und bereite damit im Handumdrehen deine nächsten Gespräche vor. Lass uns wissen, wie es dir dabei ergangen ist, wie deine Termine gelaufen sind.

Wir freuen uns auf deine Kommentare und Feedback!

 

Lade dir hier die Muster-Agenda für professionell geführte Gespräche herunter

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Astrid Kutrzeba

Astrid Kutrzeba

Autorin

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